5 erros de planejamento de um evento corporativo
5 erros de planejamento de um evento corporativo
Eventos corporativos podem dar errado devido a uma variedade enorme de circunstâncias. E, verdade seja dita, quando o estrago acontece, a opção “voltar no tempo” não está disponível. É por isso que o planejamento de um evento exige atenção especial aos detalhes. Um erro mínimo pode causar uma reação em cadeia e colocar tudo a perder.
Confira alguns erros comuns no planejamento de eventos corporativos e saiba como evitá-los:
Deixar para fazer ajustes no último minuto
Planejar um evento corporativo é sempre uma corrida contra o tempo. Ainda assim, é preciso estimar quanto tempo você precisará para conseguir organizar as coisas e estar com tudo pronto antes dos primeiros convidados chegarem. Não há nada pior do que os integrantes da equipe de organização correndo de um lado para o outro enquanto as pessoas estão chegando ao local para o evento. Tenha como meta ter tudo pronto pelo menos 60 minutos antes do horário marcado para o início do encontro para que haja tempo hábil para resolver eventuais problemas.
Deixar o cliente “às cegas”
Planilhas, e-mails e orçamentos: todos estes itens são fundamentais para passar para o seu cliente todos os detalhes de um evento. No entanto, confiar apenas em documentos é um erro. É preciso mostrar, na prática, como tudo acontecerá. A melhor estratégia é agendar uma visita ao local com seu cliente e repassar, in loco, todos os passos do evento. Discuta a programação e todos os detalhes do encontro como se ele já estivesse acontecendo naquele momento.
Escolher o palestrante inadequado
Errar na escolha do palestrante pode colocar todo o seu evento corporativo a perder. Quando você escolhe uma pessoa que não tem empatia ou que não é adequada ao tema que está sendo trabalhado na ocasião pode minar o interesse dos participantes e comprometer seu envolvimento. Para não correr esse risco, pesquise bastante e busque ajuda especializada.
Esquecer de confirmar os serviços com seus fornecedores
Um fornecedor comum presta serviços para diferentes clientes das mais diversas áreas e portes. Resumindo: eles podem realmente esquecer de você e do seu evento. Por isso, é fundamental ligar confirmando os serviços com pelo menos 48 horas de antecedência. É importante ainda enviar um e-mail, pois assim você deixa o contato registrado, tem a chance de detalhar novamente suas expectativas em relação ao serviço prestado e tem a possibilidade de pedir uma resposta por escrito sobre o que foi tratado.
Desconsiderar que imprevistos podem acontecer
Quando o assunto é planejamento de eventos, é fundamental ter um plano de contingência. Imagine o pior cenário: uma chuva torrencial que alaga todas as ruas da cidade, um entupimento que impede o uso do banheiro do local do evento… São coisas difíceis de prever, mas a situação fica ainda pior quando você simplesmente não está preparado para imprevistos. Faça um plano de contingência pelo menos duas semanas antes antecipando possíveis cenários e prevendo, inclusive, a possibilidade de ter que cancelar o evento (neste caso, detalhe qual será o método para contactar todos os convidados, por exemplo).
A boa notícia é que todos estes erros podem ser evitados facilmente. Prevenir é sempre melhor do que remediar!