A importância de planejar seu evento com antecedência

“Organizar uma palestra é simples”. “Conseguir um bom palestrante é fácil”. “Um mês é suficiente para estruturar um evento corporativo”. Esses são alguns dos pensamentos que podem pairar na sua mente quando você estiver promovendo algum evento, mas saiba que nenhum deles tem fundamento.

Ainda que você conte com uma excelente equipe, que recorra a uma boa agência de palestrantes e que tenha uma vasta experiência na organização e execução desse tipo de trabalho, deixar tudo para a última hora é extremamente arriscado e adotar essa postura pode colocar o seu evento e a reputação da sua empresa a perder. Quer descobrir por que é tão importante planejar os seus eventos corporativos com antecedência? Então não perca tempo e confira o nosso artigo!

Planejando antes, o evento tende a ser mais organizado

Se você planeja o evento com uma boa antecedência, ele tende a ser mais organizado em todos os aspectos, incluindo o financeiro. A antecipação garante um tempo hábil para fazer cotações, alinhar a equipe de trabalho, montar um evento coeso, recrutar e contratar os profissionais necessários e organizar o cronograma de modo que as atividades sejam realizadas dentro de um prazo satisfatório. Como se não bastasse, quando se planeja antes, sobra mais tempo para divulgar o evento e conseguir um bom número de participantes.

A antecedência evita problemas logísticos

Planejar os eventos com uma antecedência de no mínimo quatro meses é importante também para a logística. Quanto antes você começar a organizar (estabelecer datas, definir objetivos, estipular local e horários, montar estratégias, fazer orçamentos, escolher e reservar os palestrantes), mais fácil será para montar a estrutura, reservar as passagens aéreas, transfers terrestres, diárias no hotel, dentre outras questões logísticas fundamentais para a boa execução do evento.

As chances de conseguir o profissional desejado são maiores

Imagine que todo o evento tenha sido idealizado em torno da participação de um profissional e quando você vai reservar a data, descobre que o palestrante não tem mais agenda disponível para o período. Quando existe um planejamento prévio, dificilmente esse tipo de situação vai ocorrer, mas se a reserva for feita em cima da hora, há grandes chances de não encontrar o palestrante pretendido. Nesse caso, você terá que cancelar o evento, reformulá-lo, adiá-lo ou substituir o palestrante por outro com perfil similar.

A equipe trabalha com menos pressão e mais motivação

Quando o tempo é curto, os profissionais costumam trabalhar intensamente e de forma ininterrupta para realizá-lo, mas a pressão excessiva e os prazos estreitos podem deixar a equipe mais estressada e cansada, o que ocasiona problemas de produtividade, baixa concentração, desmotivação e erros de execução. Planejar com antecedência garante, por sua vez, mais leveza e motivação durante a organização e preparação do evento. Além disso, possibilita que as atividades cotidianas da empresa possam ser conciliadas com os preparativos para a palestra, treinamento, workshop, convenção ou qualquer que seja o evento.

Viu como planejar o seu evento com antecedência é importante para o bom andamento e sucesso dele? Até a próxima e continue de olho no nosso blog!